Home office az Innoweb Kft-nél

Női Erő - Stabil alap nőknek Vas megye déli és keleti részén - EFOP-1.2.9-17-2017-00016

Az Innoweb Kft. igazán különlegesnek mondható, nem csak azért, mert szombathelyi székhelyű kreatív ügynökségként sikeres kiszolgálói budapesti és külföldi partnereiknek, hanem azért is, mert munkavállalói kizárólag home office-ban dolgoznak. A cég alapító-vezetője, Fehér Tamás elmondása szerint ez a gyakorlat kimondottan a munkavállalói igények folytán alakult ki és remekül működik. Interjúnkban megosztotta velünk tapasztalatait, a bevezetéshez vezető utat, ahogy természetesen azt is, milyen nehézségekkel jár a távmunka menedzselése. Különös tekintettel arra, hogy vezetőként mire kell fokozottan figyelnie a munkavégzés gördülékenysége és a munkavállalók közötti megfelelő összhang megléte érdekében.

Jellemzően milyen típusú munkavállalók dolgoznak Önöknél?

12-en vagyunk, ebből 3 lány, a többiek fiúk. Kor tekintetében nagy a szórás: 40 év körül van a teteje – ez én vagyok egyébként és még egy-két, velem pont egy évben született kolléga. Illetve van egy-két 24-25 év környéki munkatársunk, ők a legfiatalabbak.

Kérem, mutassa be kicsit részletesebben azt a jó gyakorlatot, ami jelen van Önöknél! 

Minden úgy kezdődik, hogy mikor az ember nekiáll céget csinálni, akkor eleinte egyedül van, aztán egyre többen és többen leszünk. A jó gyakorlatunk azért érdekes, mert valójában nem jó gyakorlatnak indult, csak végül az lett belőle. Egyszer csak ráeszméltem, hogy tényleg mindenhol ezt csináljuk, vagyis általános gyakorlat lett. Valójában úgy indult, hogy volt egy első alkalmazott, aki idővel kérte, hogy mivel az ingatlan árak és egyéb okok miatt elköltöznek Szombathelyről, dolgozhatna-e mostantól otthonról? Én pedig úgy voltam vele, hogy persze, miért ne. Később az újabb kollégák is azt érezték, miután bent dolgoztak egy ideig, hogy ha a Zoli otthonról végzi el a feladatait, akkor vajon nem oldhatnák-e meg ők is így? Én pedig úgy éreztem, hogy ennek semmi akadálya nincsen, tulajdonképpen soha nem is tulajdonítottam a fizikai közelségnek olyan hatalmas jelentőséget. Így alakult ki, hogy egy-két kolléga még pár hónapig bent volt, de idővel mindenki hazakérte magát, aztán a legújabb interjúköröztetésekben az új munkavállalók felvételénél már konkrétan home office-ról volt szó. Ezt értettem az alatt, amikor valami nem gyakorlatnak indul, de gyakorlat lesz belőle. Most már mindenki otthon van, rendes, teljes 8 órában. Mindazonáltal én nagyon fontosnak tartom, hogy ez szilárdan 8 óra legyen. Nálunk, ha véletlenül túlóra van, azt külön elszámoljuk, külön van bérszámfejtve. Ennek nagyon szigorú és kötött keretei vannak. Reggel mindenki bejelentkezik aztán 8-tól fél 5-ig tart a munkaidő. Egy közös chatfelületen lépnek be a kollégák, a fontosabb dolgokat ott beszélik meg, rengeteg az írásos kommunikáció nálunk. Próbáljuk optimalizálni, hogy a folyamatok bizonyos része e-mailben, másik része pedig a chatfelületen legyen megbeszélve. Egyébként ezt a fajta kommunikációt nem is érzem igazán különlegesnek, mert azt vettem észre, hogy a nagyobb cégeknél is, ahol adott esetben az íróasztal két oldalán ülnek a kollégák, ők sem feltétlenül kommunikálnak másként, mint számítógépen keresztül. Mintha csak abban különböznénk, hogy nincs közös kávézás napjában kétszer. Minden más tekintetben pont ugyanúgy működünk, mint bármelyik másik cég. Különösen mivel a mi munkánk nagyon a számítógéphez van kötve, ráadásul kreatív munkát végzünk. A kreatív embereket pedig sokkal stresszmentesebbé teszi, ha saját munkakörnyezetükben dolgozhatnak. Olyan zenét hallgatnak, amilyen zenét akarnak, úgy vannak felöltözve, ahogy csak szeretnének, szerintem ez mind nagyon fontos. Én is próbálom úgy irányítani a csapatot, hogy van egy írott brief, majd szóban megbeszéljük, amit szükséges, de ha már tudják, hogy mi a feladat, akkor hagyom őket dolgozni. Nem járok a nyakukra, nem csörgök rájuk félpercenként. Én is tudom és ők is tudják, hogy mi az a határidő, amire tudniuk kell hozni az adott feladatot. Ezt a határidőt meg is szoktuk beszélni, de amíg az nem közeledik, tényleg hagyom őket dolgozni, és ez beválik.

Hogyan reagáltak a munkavállalók erre a gyakorlatra? Akár a régiek, akik út közben váltak home office-ban dolgozókká, akár az újonnan érkezők?

Mindenki örül neki és él vele. Amikor még nem is volt hivatalosan home office-ra meghirdetve egy-egy pozíciónk, már akkor is alapvető kérdés volt az interjúknál egy-egy potenciális munkavállaló részéről, hogy dolgozhatna-e otthonról. Ebben a szakmában ez egy fontos igény. Egyébként az IT területen általában, és mi azért IT-ban eléggé érintettek vagyunk. Bár online marketing a profilunk, így a munkánknak van egy kreatív része, de van egy programozás része is. Ebben a szakmában sok a freelancer is, így bevett szokás, hogy valaki otthonról, távmunkában dolgozik. Nyilván nálunk hagyományos értelemben vett munkavállalók vannak, nem freelancerek, de ettől függetlenül az, hogy valaki a saját, otthoni íróasztalánál dolgozik, az egy teljesen hétköznapi dolog. Sőt, ebben a munkatípusban az, hogy valahova be kell járni dolgozni, az egyenesen rosszabb. Volt már tapasztalatom olyan kreatív műhelyekkel, ahol néma csendben ültek az emberek a számítógép előtt, és bevallom, hogy sem a munkatempójukkal, sem a leadott munka minőségével nem voltam elégedett. Szerintem vannak olyan típusú munkák, mint a miénk is, ahol a home office kimondottan jót tesz. Az pedig már csak egy plusz, hogy emiatt van, aki az ebédszünetet a GYES-en lévő feleségével és a gyerekével tudja eltölteni, ami egy tök jó dolog. Vagy az, hogy 7:55-ig tarthat a reggeli készülődés, mert, ha akkor ül csak le a gép elé, gyakorlatilag 8 órakor már a munka előtt van. Nem kell csomó időt utazással eltölteni és ez rengeteg pluszt jelenthet. Persze mindemellett vannak dolgok, amikre nagyon oda kell figyelni, és nagyon fontos, hogy egy komoly középvezető kell ennek menedzseléséhez. Mindig pontosan tudni kell, hogy ki min dolgozik, éppen miért azon dolgozik, annak a feladatnak mik a kritikus pontjai, ahol megakadhat a projekt, mennyi az a várható munkaidőkeret, amiben ez el tud készülni. Ebben a tekintetben nincs lehetőség szabadabbra hagyni a gyeplőt. Szerintem az itt nem működik. Még attól függetlenül is így gondolom, hogy vannak munkatársak, akikkel hosszú évek óta együtt dolgozunk, és 100 százalékos a bizalom feléjük, hiszen egyébként azt nem tudhatja az ember, hogy a kolléga épp dolgozik-e vagy nem. Tehetnék persze a gépekre olyan szoftvert, amivel látom, hogy min dolgozik aktuálisan az adott kolléga, de ezt már nem érezném komfortosnak és biztos vagyok benne, hogy ez vissza is ütne, nem lenne jó. Arany középút kell, hogy a gyeplő ne legyen túl szoros, de ne is legyen túl laza. Tudom, hogy ez kicsit csúnyán hangzik, a lényeg, hogy követni kell a munkát, de nem szabad a követést túlzásba vinni. 

Rátérhetnénk akkor arra, hogy milyen nehézségekkel találkoznak még a home office kapcsán?

Ami nekünk csapatként a legnagyobb kihívás, az az oktatás. Jó, hogy vannak tapasztalt munkatársaink, akik nagyon sok mindenben kiemelkedően teljesítenek, de ezt a tudást nem könnyű átadni egy home office-ban dolgozó csapat fiatalabb tagjainak. Ezen mindenképpen javítanunk kell még. Bevallom, hogy ez számomra viszonylag friss felismerés. Ennek is köszönhető, hogy épp egy átalakulás előtt állunk, melynek során csapatokat fogunk létrehozni. Párba lesznek állítva a kollégák és nagyon komoly egymás közötti kommunikációra lesznek utalva. Tudni kell majd írásos és telefonos beszélgetéssel is kommunikálni a másikkal úgy, hogy megértsék egymást. Mert az írott és beszélt nyelv használatának van egy bizonyos szintje, aminél már nem csúszik félre a kommunikáció és nincsen szükség magyarázkodásra. Mivel nem vagyunk együtt, könnyű belefutni félreértésekbe, ezért nagyon fontos, hogy minden egyértelműen le legyen írva. Ezen is még dolgozunk kell. Vannak persze olyan eszközök ebben az esetben is, amelyek segíthetnek, például a képernyőmegosztás, aminek a segítségével egy prezentációt is kiválthatunk akár. Megtörténhet, hogy csak én veszek részt egy találkozón az ügyféllel, és amin a kolléga otthonról dolgozik, azt real time ki tudom vetíteni a falra. Ez fontos pluszt jelent. Viszont talán a szakmából kifolyólag is, vagy kimondottan a home office miatt nagyon introvertáltak a kollégák, így noszogatni kell őket arra, hogy kommunikáljanak egymással. Főleg, ha ugyanazon a kampányon dolgoznak lenne nagyon fontos. Ezért néha úgy érzem, hogy nekem mediátorként be kell lépnem egy-egy beszélgetésbe, vagy éppen ösztönzőként, hogy egyáltan elinduljon a beszélgetés egymással. Ez persze azért is van, mert a mi munkánk olyan, mint például a festés (tulajdonképpen az is, csak digitálisan), amiben elmerül az ember, csak egymaga van. Biztos nem szerette Leonardo da Vinci sem, ha beszéltek hozzá festés közben, vagy Michelangelo is jobb szerette, miközben a Sixtus-kápolna tetejét festette, ha békén hagyták. Ez tök jogos. De sajnos a köztes pontokon mégiscsak kommunikálni kell. Ahogy említettem, én is próbálok velük minél kevesebbet kommunikálni, minél kevesebbszer megszakítani a munkájukat, de megvannak azok a pontok, amikor igen is be kell lépni a párbeszédbe. Ennek a balanszán még szintén dolgoznunk kell. Illetve fontos még, hogy nyilván érezniük kell a munkatársaknak azt is, hogy mi egy csapat vagyunk. Pillanatnyilag nem tudom, hogy ők mennyire érzik ezt, de mi szeretnénk elérni, hogy minél inkább azt érezzék, hogy mi összetartozunk. Nyilván, ha valaki bejár valahova minden reggel, találkozik a cég irodájával, az emblémájával, látja a többi csapattagot, az egy másfajta odatartozást, egy másfajta kötődést eredményez. Nekünk ezen komolyan dolgozni kell és ez kihívást jelent. Talán ezért is van, hogy a csapatépítőink nem annyira oldottak, le kell gurulnia néhány sörnek, hogy a csapattagok nyitottabbá váljanak és komolyabb diskurzusba csapjanak bele. De bevallom derekasan, hogy számomra ez sem egy régi felismerés, és tudom, hogy ez valahol az én hibám is. Például az egyik kolléga megkérdezte tőlem, hogy ugye karácsonykor lesz valamilyen vacsora, összejövetel, amire hirtelen nem is tudtam mit mondani. Valamiért én úgy érzem, hogy nem evidensen kíváncsi valaki a főnökére a szabadidejében. De úgy voltam vele, hogy ha ők szeretnék, akkor végülis elmehetünk valahova, és abszolút igényelték a kollégák. Rá kellett jönnöm, hogy inkább nekem voltak ezzel kapcsolatban félelemeim, vagy saját magamból kiinduló rossz érzéseim, míg a kollégák kifejezetten hiányolták volna. Vagyis nekem kell leküzdenem bizonyos önmagammal szembeni ellenérzéseket. Azóta sokkal többet dolgozom a csapatépítéseken és találkozókon, hogy én se csak egy hang legyek, vagy egy e-mail a posta túlvégén, hanem legyen közöttünk személyes nexus is. Ezt nagyon sokáig alábecsültem, illetve úgy gondoltam, hogy én ebben nem vagyok erős, de dolgozom rajta, hogy ez változzon.

Járt esetleg valamilyen anyagi haszonnal ez a bevezetés, ami konkrétan hozzá köthető? Esetleg hozott-e magával extra költséget?

Számunkra ez abszolút anyagi haszon. Ugyan nem cél volt, inkább következmény. Nem is olyan régen történt, amikor fölújítottuk és teljesen átépítettük az irodát, mert rájöttünk, hogy rajtunk kívül alig dolgozik bent valaki. Ketten vagyunk és van még egy-két vendégasztal. Úgy lett kitalálva a tér, hogy természetesen, ha valakinek bármilyen technikai problémája adódik otthon, vagy teszem azt pont a frissen született gyermek miatt nem tud otthon koncentrálni a munkájára, akkor lehet jönni az irodába is dolgozni. Ugyanakkor a 70 m2-es irodánkban nem férnénk el 12-en. Már költségcsökkentő tényező számunkra az is, hogy nem kell nagyobb irodába költöznünk. A dolgozóknak előny, hogy nem kell oda-vissza ingázniuk, akár ki tudnak költözni falura is, ha szeretnének. Nem egy emberünk ki is költözött, és bizony ez is számít a mi szempontunkból. Valószínűleg, ha mindenki Szombathelyen élne, akkor a bérköltségek is másként néznének ki. Egy családos ember esetében nem mindegy, hogy valamelyik környező faluban vagy Szombathelyen vesz magának házat. Ezáltal versenyképesebbé is váltunk. Ami pedig még szintén fontos, hogy mikor legutoljára hirdettünk home office-ba álláslehetőséget, akkor nagyon messziről is jelentkeztek hozzánk. Mivel itt a térségben komoly munkaerő problémák vannak, ezzel a megoldással megszűnnek a földrajzi határok. Előfordult, hogy beszélgettem cégtulajdonosokkal, ügyvezetőkkel és kiderült, hogy a miénkhez hasonló munkakörbe nem találnak kollégát, aminek az az oka, hogy ragaszkodnak a bejáráshoz, mert elmondásuk szerint az ő munkakultúrájuk ezt megköveteli. Én csak annyit tudok mondani, hogy fantasztikus kollégákat találtunk már, akik közül például az egyik Csorna mellett lakik. Nincsen nagyon messze, de azért nem is Szombathely. Kérdeztem is tőle, hogy miért minket választott, amire azt mondta, hogy nagyon sokat dolgozott korábban külföldre és Budapestre, ahonnan jelenleg is megkeresik gyakran ajánlatokkal, de mindenki ragaszkodna ahhoz, hogy járjon be. ő viszont nem szeretne elköltözni Csorna mellől, ez neki nagyon fontos. Így számunkra egyre nagyobbra tud nyílni az olló.

Nagyjából mióta van jelen Önöknél ez a jó gyakorlat?

Az első munkatárs, aki home office-ban kezdett el dolgozni, szerintem már több mint 12 éve van home office-ban. Persze, amikor ez 12 éve megjelent, akkor összesen voltunk ketten vagy hárman a cégnél. Mivel ez a jó gyakorlat azóta folyamatosan jelen van nálunk, így már sok-sok év tapasztalatunk van benne. Szerintem én körülbelül olyan 175.000 munkaórát vezényeltem le úgy, hogy közben home office-ban voltak a munkatársak. Azért az nem kevés. 

A jó gyakorlat kapcsán látnak még további fejlődési lehetőséget?

Egyfelől, ahogy említettem a kommunikáció. Másrészt nem mehetünk el a mellett, hogy nálunk ez a gyakorlat magától alakult ki, nem volt benne semmi tudatosság. Mostanra viszont már vagyunk annyian és csináljuk olyan régóta, hogy érdemes lehet a jövőben tudatosabban hozzáállni. Törődnünk kell vele, és a törődést a kommunikáció és az oktatás módjának javításával kell kezdenünk. Nem is olyan régen az egyik új kollégánk megjegyezte, hogy milyen jó dolgok vannak nálunk és szeretne tőlünk tanulni. Erre nem tudtam neki mást mondani, mint elismerni, hogy ez nehezen megy, hiszen mindenki otthon van. Az irodában legfeljebb tőlem tudna tanulni, én viszont mára már szinte csak az ügyvezetéssel foglalkozom, hiába nem áll tőlem se messze a szakma. Úgyhogy a kolléga is megjegyezte, hogy érdemes lenne fejlesztenünk az oktatáson. Videós oktatások megvásárlásán például már gondolkodunk is.

Mi a véleménye más, Önökhöz hasonló vállalkozásoknál is érdemes lenne bevezetni egy ilyen jó gyakorlatot?

Biztos vagyok benne, teljes mértékig. Persze vannak alapvetések, amiknek meg kell felelni. Ahogy említettem például, ahol nagyon baráti a légkör, lazára van engedve a gyeplő, ott valószínűleg egy ilyen gyakorlat nem fog működni. Ahol nincsen legalább egy erős középvezető, aki alatt az emberek tudják, hogy mi a feladatuk és mik a kihívások, amikkel szembenéznek a munkában, ott nehéz összetartani a csapatot. Illetve fel kell készülni a sokat emlegetett kommunikáció fontosságára, mind írásos, mind beszédes formában. A képernyőmegosztás, amiről már szintén beszéltünk, és aminek a segítségével például meg tudom mutatni egy kollégának, hogy mit hogyan kellene megváltoztatnia, az nagyon jó megoldás, de nem vált ki mindent. 

Mit tanácsolna egy olyan kkv-nak, amelyik éppen előtte áll egy ilyen jó gyakorlat bevezetésének? 

Azért nehéz nekem erre a kérdésre válaszolni, mert mi valójában olyan keveset dolgoztunk összességében irodai körülmények között, hogy ezt nagyon körülményes összevetni a távmunkában szerzett tapasztalatokkal. Nincs igazán összehasonlítási alapunk. Nem tudom emiatt azt megmondani, hogy valakinek miért lehet jobb vagy rosszabb az egyik, vagy másik megoldás. Persze korábban már soroltam a minket érintő előnyöket, de nehéz ezeket univerzálisan működőnek kikiáltani. Annyi biztos, hogy a mi munkavállalóink szeretik. A családos embereknek könnyebbség, hogy nem kell utazni, nem befolyásol az időjárás, nincs időveszteség, miközben tudom, hogy van olyan cégvezető, aki nem tudja elképzelni, hogy ne lássa a dolgozóját munka közben. Az igazság az, hogy én beszélgettem olyan Budapesten dolgozó anyukával, aki hiába kérte magát home office-ba, hogy ne kelljen annyit utaznia, nem adták meg neki ezt a lehetőséget. A legjobban az zavarta, hogy az irodában nagyon sok üresjárat volt, amikor nem haladtak a munkával, és nagyon bántotta, hogy ezt az időt nem a családjával tölti. Egyszerűen csak a jelenlétéhez ragaszkodtak, nem arról volt szó, hogy a munkája különben nem lenne elvégezve. Nálunk ilyen biztosan nem fordul elő, sőt. Nálunk is vannak lyukasórák, de akkor szólok is a kollégáknak, hogy nyugodtan menjenek el a gép elől és majd csörgök telefonon, ha szükség lesz rájuk. Ezt vezetőként el kell fogadni. Ha bent ülne az irodában ilyenkor, akkor sem munkával töltené az időt, hiszen a jelenlét önmagában nem munka, így pedig legalább azt csinál, amit szeretne, és nem válik frusztrálttá.